fokusarbeit AG

Kundenprofil

Die fokusarbeit AG ist seit 2007 in der Beratung und Integration tätig. Der Fokus liegt einerseits auf der Wiedereingliederung von langzeitkranken Personen in den Arbeitsmarkt und andererseits auf der Unterstützung von Menschen mit Migrationshintergrund beim Einstieg ins Berufsleben.

Die fokusarbeit AG befindet sich in einer starken Wachstumsphase und hat sich in kurzer Zeit von rund 12 auf etwa 30 Mitarbeitende entwickelt. Heute ist das Unternehmen mit mehreren Standorten in der Deutschschweiz tätig.

Ausgangslage

Mit dem kontinuierlichen Wachstum nahmen auch die Anforderungen an die IT deutlich zu. Neue Mitarbeitende, zusätzliche Standorte und steigende Ansprüche an Zusammenarbeit, Mobilität und Datensicherheit machten die bestehenden Strukturen zunehmend unflexibel.

Die IT-Umgebung war historisch gewachsen und eher rudimentär aufgebaut. Es fehlten standardisierte Lösungen sowie eine klare Ausrichtung auf moderne, cloudbasierte Arbeitsweisen. Dadurch entstand im Alltag ein erhöhter Koordinationsaufwand und die vorhandenen Systeme boten nur begrenzte Unterstützung für die weitere Entwicklung des Unternehmens.

Auch die Zusammenarbeit mit dem bisherigen IT-Anbieter entsprach nicht den Erwartungen bezüglich Kundenkontakt und Servicelevel.

Vor diesem Hintergrund war klar, dass die fokusarbeit AG für das weitere Wachstum einen verlässlichen IT-Partner benötigt, der sowohl technisch als auch in der Zusammenarbeit überzeugt. Themen wie Datenschutz, IT-Security sowie die Migration von bestehenden Serverlösungen in eine moderne Cloud-Umgebung standen dabei im Zentrum.

Umgesetzte Lösung

Im Zuge des Wechsels im Frühling 2024 wurde die IT-Landschaft umfassend modernisiert und auf eine zukunftsfähige Basis gestellt. Ziel war es, eine sichere, flexible und standortunabhängige Arbeitsumgebung zu schaffen, die das weitere Wachstum optimal unterstützt.

Ein zentraler Bestandteil war die Einführung einer modernen, cloudbasierten Toollandschaft sowie die Vereinheitlichung der Systeme über alle Standorte hinweg. Dadurch wurde die Zusammenarbeit deutlich vereinfacht und die Grundlage für mobiles Arbeiten geschaffen.

Während der gesamten Umsetzung wurde grosser Wert auf eine transparente Kommunikation und eine enge Abstimmung gelegt. Interne Anforderungen konnten frühzeitig aufgenommen und berücksichtigt werden, wodurch sich die Lösung optimal an die Bedürfnisse der Organisation anpasste.

Die Migration erfolgte strukturiert und mit möglichst wenig Unterbrechungen im laufenden Betrieb. Änderungswünsche wurden zeitnah umgesetzt, was zusätzlich Vertrauen in den Prozess geschaffen hat.

Ein weiterer Fokus lag auf der Erhöhung der IT-Sicherheit. Dafür wurde ein modernes Sicherheitskonzept umgesetzt, das auf bewährten Standards basiert und den Schutz der IT-Umgebung nachhaltig stärkt. Durch laufende Überprüfungen, proaktive Überwachung und regelmässige Optimierungen bleibt das Sicherheitsniveau auch langfristig gewährleistet.

Zudem wurde sichergestellt, dass auch die im Einsatz stehenden Apple-Geräte optimal in die neue IT-Umgebung integriert und professionell betreut werden können. Damit ist eine reibungslose Nutzung über unterschiedliche Endgeräte hinweg gewährleistet. Ergänzend wurde eine persönliche Betreuung sichergestellt, die auch über fundiertes Know-how im Umgang mit Apple-Geräten verfügt.

Erwähnenswertes

Intern wurde die Umstellung insgesamt sehr positiv aufgenommen. Insbesondere, weil der Bedarf nach Veränderung bereits deutlich spürbar war.

Wie bei jeder Transformation brachte die Einführung neuer Tools zunächst auch ein paar Herausforderungen mit sich. Gerade bei Microsoft Teams zeigte sich, dass nicht alle Mitarbeitenden mit den neuen Arbeitsweisen vertraut waren. Unterschiedliche Wissensstände führten anfangs zu Unsicherheiten im Umgang mit den neuen Möglichkeiten.

Durch gezielte Schulungen und praxisnahe Unterstützung konnten diese Hürden jedoch schnell abgebaut werden. Die Mitarbeitenden wurden Schritt für Schritt an die neue Arbeitsweise herangeführt, sodass sich die neuen Tools nachhaltig im Alltag etablieren konnten.

Besonders hervorgehoben wird ein Unterschied in der Zusammenarbeit. Der Umgangston sowie das Servicelevel werden als deutlich professioneller, persönlicher und angenehmer wahrgenommen.

Zukunft

Die IT bildet heute eine stabile und verlässliche Grundlage für weiteres Wachstum. In Zukunft sieht die fokusarbeit AG insbesondere Potenzial im Einsatz von KI-gestützten Lösungen wie Copilot, um Arbeitsprozesse weiter zu optimieren und Mitarbeitende im Alltag zusätzlich zu entlasten.

Auch die laufende Zusammenarbeit bleibt dynamisch. Durch regelmässige Neueintritte ist weiterhin eine enge Betreuung und kontinuierliche Weiterentwicklung der IT-Umgebung gefragt.

Vorteile

Durch die umgesetzte Lösung profitiert die fokusarbeit AG im Alltag konkret von folgenden Verbesserungen:

• Moderne, einheitliche Arbeitsumgebung: Alle Mitarbeitenden arbeiten standortunabhängig mit denselben Tools und klaren Strukturen
• Deutlich verbesserte IT-Sicherheit: Sensible Daten sind geschützt und Sicherheitsrisiken im Arbeitsalltag werden minimiert
• Stabile und zuverlässige Systeme: Wenig Unterbrüche und eine insgesamt höhere Verfügbarkeit der IT im täglichen Betrieb
• Entlastung im Arbeitsalltag: Die IT funktioniert im Hintergrund, wodurch sich die Mitarbeitenden auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können

Persönliche und kompetente Betreuung: Klare Ansprechpersonen, schnelle Reaktionszeiten und ein Servicelevel auf konstant hohem Niveau