eXtensible Publishing Solutions AG

Kundenprofil

XPS ist ein Technologiedienstleister mit Fokus auf automatisierte Medienproduktion. Im Zentrum steht die strukturierte, medienneutrale Aufbereitung von Inhalten, die anschliessend effizient für Print- und digitale Publikationsformate genutzt werden können.

Ein besonderer Schwerpunkt liegt im Bereich der Bildungsmedien. Zu den Kunden zählen Lehrmittelverlage, Schulen sowie Unternehmen mit eigenen Lerninhalten.

Das Unternehmen ist ein spezialisiertes KMU mit knapp zehn Mitarbeitenden und arbeitet stark digital, flexibel und dezentral.

Die Ausgangslage bei XPS war besonders. Das Unternehmen entstand aus einer Umstrukturierung der Edupartner AG, welche Teil der Kaleidos Bildungsgruppe war. In diesem Zusammenhang wurde XPS 2025 als eigenständiges Unternehmen neu aufgebaut.

Mit diesem Schritt fiel auch die bisherige IT-Infrastruktur weg, da diese vollständig in die Umgebung der Kaleidos Bildungsgruppe eingebettet war. Für die neu gegründete XPS bedeutete dies, dass eine komplette IT-Landschaft von Grund auf neu aufgebaut werden musste ohne bestehende Basis.

Gleichzeitig waren die Anforderungen hoch. Als Technologiedienstleister arbeitet XPS mit komplexen Produktionsumgebungen und stark integrierten Tools. Inhalte müssen jederzeit verfügbar sein, Prozesse stabil laufen und Mitarbeitende ortsunabhängig arbeiten können.

Zusätzlich stellte die geplante Migration eine besondere Herausforderung dar. Sämtliche Daten und Arbeitsumgebungen mussten aus der bestehenden Infrastruktur herausgelöst und in die neue Umgebung überführt werden und das ohne Unterbruch im operativen Geschäft. Der Übergang musste nahtlos erfolgen, da laufende Produktionen keine Verzögerungen erlaubten.

Für die Umsetzung suchte XPS gezielt einen Partner, der sowohl die technologischen Anforderungen als auch die Komplexität einer solchen Migration versteht. Entscheidend waren dabei insbesondere Erfahrung im KMU-Umfeld, ein moderner Cloud-Ansatz sowie die Fähigkeit, eine stabile und sichere Arbeitsumgebung aus einer Hand bereitzustellen. Mit der zurichnetgroup fiel die Wahl auf einen Partner, der bereits im Vorfeld bei einem anderen Unternehmen durch seine Kompetenz und praxisnahe Herangehensweise überzeugen konnte.

Für die neue IT-Umgebung wurde gezielt auf eine moderne, cloudbasierte Infrastruktur gesetzt, die den Anforderungen eines flexiblen und dezentral arbeitenden Unternehmens gerecht wird.

Ziel war es, eine Arbeitsumgebung zu schaffen, die ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht, gleichzeitig höchste Sicherheitsstandards erfüllt und alle relevanten Tools nahtlos miteinander verbindet. Besonders wichtig war dabei ein ganzheitlicher Ansatz. Eine Lösung, bei der alle Komponenten aus einer Hand betreut werden und optimal zusammenspielen.

Ein zentraler Erfolgsfaktor war die präzise Planung und Durchführung der Migration. Gemeinsam mit den bestehenden IT-Verantwortlichen der bisherigen Organisation wurde der Übergang detailliert vorbereitet, sodass sämtliche Daten und Systeme sauber übernommen werden konnten.

Der eigentliche Wechsel erfolgte zu einem klar definierten Stichtag. Am 31. August wurde die alte Umgebung verlassen und bereits am 1. September nahm XPS den Betrieb in der neuen Infrastruktur auf. Für die Kunden der XPS verlief dieser Übergang praktisch unbemerkt, abgesehen von neuen E-Mail-Adressen.

Zusätzlich wurde auf gemanagte Arbeitsplätze gesetzt. Die eingesetzten Geräte werden zentral verwaltet, Software wird automatisiert bereitgestellt und die Systeme laufend aktualisiert. Dadurch ist sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden mit einer stabilen, einheitlichen und professionell betreuten Umgebung arbeiten.

Die Umstellung wurde intern mit grosser Aufmerksamkeit und auch einer gewissen Anspannung verfolgt. Gerade in einem Umfeld mit komplexen Medienproduktionen gilt üblicherweise der Grundsatz, laufende Systeme möglichst nicht zu verändern.

In diesem Fall wurde jedoch die gesamte IT-Infrastruktur auf einmal ersetzt, mit der Erwartung, am nächsten Tag nahtlos weiterarbeiten zu können. Entsprechend hoch war die Spannung im Team, ob alle Systeme wie gewohnt funktionieren würden.

Der eigentliche Übergang verlief sehr erfolgreich und ohne grössere Unterbrüche. Dennoch zeigte sich in der anschliessenden Phase, dass gewisse Feinabstimmungen noch etwas Zeit benötigten. Insbesondere individuelle Einstellungen, spezifische Produktionsumgebungen und persönliche Arbeitsweisen mussten nach und nach wieder vollständig eingerichtet werden.

Diese Übergangsphase dauerte zwar länger als ein paar Tage, entsprach jedoch den realistischen Erwartungen bei einer derart umfassenden Umstellung. Heute funktionieren die Systeme stabil, und die Mitarbeitenden sind mit der neuen Umgebung zufrieden.

Besonders positiv hervorgehoben wird dabei die Zusammenarbeit während dieser Phase. Rückmeldungen wurden ernstgenommen, Herausforderungen offen angesprochen und gemeinsam Lösungen erarbeitet. Gerade in einer so sensiblen Umstellungsphase war diese enge, partnerschaftliche Begleitung ein entscheidender Erfolgsfaktor.

Die heutige IT-Umgebung bildet eine solide Grundlage für die weitere Entwicklung von XPS.

Im Fokus steht insbesondere die kontinuierliche Weiterentwicklung der bestehenden Systemlandschaft. Verschiedene Tools und Plattformen werden laufend stärker miteinander verknüpft, um Prozesse weiter zu automatisieren und effizienter zu gestalten.

Dabei spielt die enge Zusammenarbeit mit dem IT-Partner eine zentrale Rolle. Ziel ist es nicht nur, den Betrieb sicherzustellen, sondern die Umgebung gemeinsam weiterzuentwickeln und an neue Anforderungen anzupassen.

Durch die umgesetzte Lösung profitiert XPS im Alltag konkret von folgenden Verbesserungen:

• Nahtlose Zusammenarbeit: Alle relevanten Tools greifen ineinander und ermöglichen effiziente, durchgängige Arbeitsprozesse
• Hohe Flexibilität und Ortsunabhängigkeit: Zugriff auf Systeme und Inhalte von überall, was die dezentrale Arbeitsweise optimal unterstützt
• Leistungsfähige und skalierbare Infrastruktur: Die IT wächst flexibel mit den Anforderungen und bietet auch für komplexe Produktionsumgebungen eine stabile Basis
• Zuverlässige Datensicherung: Wichtige Inhalte sind jederzeit geschützt und können bei Bedarf schnell wiederhergestellt werden
• Entlastung im Arbeitsalltag: Die IT funktioniert im Hintergrund, sodass sich das Team voll auf die eigentliche Arbeit konzentrieren kann
• Partnerschaftliche Zusammenarbeit: Offener Austausch auf Augenhöhe, bei dem Anforderungen ernst genommen und gemeinsam Lösungen erarbeitet werden