Mit Microsoft Power Automate starten: praktische Einsteigertipps

Microsoft Power Automate ist ein Low-Code-Tool, mit dem Anwenderinnen und Anwender Workflows erstellen und Flows verwalten können. Die Plattform verbindet Microsoft-365-Apps wie SharePoint, OneDrive for Business, Power BI, Power Apps oder Dynamics 365 mit Drittanbietern wie Google Drive, Dropbox oder Salesforce über Konnektoren. So lassen sich Geschäftsprozesse automatisieren, Daten synchronisieren und repetitive Tasks per Knopfdruck erledigen.

5 einfache Automationen für den sofortigen Einsatz #

1. E-Mail-Anhänge automatisch im SharePoint speichern #

Mit einem einfachen Flow lassen sich eingehende E-Mail-Anhänge direkt in einen SharePoint-Ordner speichern und mit Metadaten wie Absender oder Betreff versehen. Das reduziert manuellen Aufwand, verhindert Versionschaos und macht Dokumente für alle auffindbar. Damit ist es ideal, um Ablageprozesse zu optimieren.

2. Teams-Benachrichtigung bei neuem SharePoint-Dokument #

Ein Flow erkennt neue Dateien in definierten Ordnern und sendet sofort eine Nachricht an den zuständigen Teams-Kanal. So werden Feedback- und Freigabezyklen schneller und Mitarbeitende erhalten Push-Benachrichtigungen, ohne ständig Mails prüfen zu müssen.

3. Approval-Flow einrichten #

Approval-Flows automatisieren und vereinheitlichen Genehmigungsprozesse. Nach einer Einreichung, zum Beispiel über Microsoft Forms oder SharePoint, startet automatisch der passende Workflow. Die zuständige Person erhält die Anfrage, kann zustimmen oder ablehnen, und alle Schritte werden lückenlos protokolliert. Dies ist besonders hilfreich für Audit- und Compliance-Anforderungen.

4. Wöchentliche Reports automatisch erstellen und versenden #

Geplante Workflows lesen Daten aus einer Excel-Tabelle in SharePoint, bereiten sie auf und erstellen einen PDF-Report oder ein Dashboard in Power BI. Der Report wird automatisch an Verteiler gesendet oder in Teams gepostet. So bleibt Reporting konsistent und spart Zeit.

5. Button-Flow: Aktionen per Klick  #

Ein manueller, in der Power Automate App ausgelöster Button-Flow, erlaubt es Mitarbeitenden Routineaufgaben auszulösen. Zum Beispiel einen Status zu aktualisieren, eine Kurzmitteilung zu versenden oder einen Task als erledigt zu markieren.

Automationen greifen häufig auf Unternehmensdaten zu. Daher gelten einige Grundregeln: Definieren Sie zentrale Rollen (z.B. Power Platform-Admin), richten Sie klare Umgebungen ein (Test, Produktiv) und implementieren Sie Data-Loss-Prevention-Richtlinien. Dokumentieren Sie, wer Workflows erstellen darf (Citizen Developers vs. IT) und aktivieren Sie Audit-Logs, um Flow-Aktivitäten zu überwachen. So bleiben Innovation und Sicherheit im Gleichgewicht.

Schnell umsetzbare Praxis-Tipps #

Diese Tipps helfen beim Einstieg und machen erste Erfahrungen mit Microsoft Power Automate einfacher, sicherer und erfolgreicher.

Mit Vorlagen starten #

Statt bei Null zu beginnen, importieren Sie eine Flow-Vorlage aus der Power Automate-Startseite oder von Microsoft Learn. Wählen Sie eine Vorlage, die Ihrem gewünschten Anwendungsfall nahekommt (z.B. „E-Mail-Anhänge in SharePoint speichern“) und passen Sie zuerst nur die nötigsten Felder an: Zielordner, Empfänger, Kanal. So sehen Sie schnell ein Ergebnis und minimieren Fehler. 

Tipp: Legen Sie vor dem Produktivstart einen Testordner an (z.B. Test_Flows), damit echte Daten ungestört bleiben.

Kleine Schritte statt grosser Umbauten #

Bauen und testen Sie Workflows schrittweise: Zuerst nur den Trigger, dann eine Aktion, danach die nächste. Wenn jede Aktion einzeln funktioniert, kombinieren Sie diese. Das macht Fehlersuche viel einfacher und erhöht die Chance, dass der Flow beim Go-Live reibungslos läuft.

Naming & Dokumentation  #

Geben Sie Workflows klare, aussagekräftige Namen, z.B. Flow_HR_Onboarding_v1 oder Flow_Invoice_SaveToSharePoint_v2. Tragen Sie in die Flow-Beschreibung den Owner-Kontakt und Zweck ein (z.B. «Owner: Martina Muster - it-support@musterfirma.ch; Zweck: Automatische Ablage von Lieferantenrechnungen»). Eine einseitige Kurz-Dokumentation mit 3 Screenshots (Trigger, wichtigste Aktion, Run-History) reicht meist aus.

Run-History effektiv nutzen #

Die Run-History ist Ihr bester Freund beim Debugging. Klicken Sie auf einen Run, um Schritt-für-Schritt-Details zu sehen: welchen Input der Flow erhalten hat, welche Aktionen erfolgreich waren und wo ein Fehler aufgetreten ist. Notieren Sie sich die Fehlermeldung und den betroffenen Schritt. Oft ist die Lösung ein fehlender Parameter oder eine nicht verbundene Konnektor-Verbindung.

Connectors & Credentials prüfen #

Viele Fehler entstehen, weil ein Konnektor nicht authentifiziert ist (z.B. Google Drive, Dropbox, Salesforce). Prüfen Sie unter Daten → Verbindungen, ob alle Verbindungen «Grün» sind. Bei Problemen: Verbindung neu herstellen oder noch besser, einen Service-Account verwenden, der nicht an eine einzelne Person gebunden ist. So wird vermieden, dass Flows durch ablaufende Passwörter unterbrochen werden.

Governance einfach halten #

Definieren Sie wenige aber klare Regeln: wer Workflows erstellen darf, wer Admin-Rechte hat und welche Umgebungen genutzt werden (Test, Produktiv). Aktivieren Sie Data-Loss-Prevention-Richtlinien für sensible Daten. Diese Grundregeln schützen vor unkontrollierter Verbreitung von Flows und reduzieren Sicherheitsrisiken.

Desktop-Flows nutzen, wenn nötig #

Wenn eine Anwendung keine API-Schnittstelle hat (z.B. alte Desktop-Software), nutzen Sie Desktop-Flows. Entscheiden Sie, ob ein Flow «attended» (ein Benutzer startet ihn) oder «unattended» (automatisch) laufen soll. Beginnen Sie mit einfachen, stabilen Szenarien, z.B. das Kopieren von Daten aus einer alten Anwendung in eine Excel-Tabelle, bevor Sie komplexere Aufgaben automatisieren.

KI & Process Mining als nächster Schritt #

Sobald die Basis-Flows stabil laufen, lohnt sich ein Blick auf Process Mining oder KI-Unterstützung (z.B. AI-Builder), um Muster in Abläufen zu erkennen und gezielt zu optimieren. Das ist kein Einstiegsthema, kann aber helfen, grosse Zeitfresser in Geschäftsprozessen aufzudecken und anschliessend mit automatisierten Workflows zu beseitigen.

Häufige Probleme und schnelle Lösungen #

Auch bei einfachen Flows kann es gelegentlich zu Fehlern kommen. Mit diesen Hinweisen lassen sich die häufigsten Probleme schnell beheben.

Fehler: „Connection not configured“ #

Was passiert: Der Konnektor (z.B. SharePoint, Google Drive) ist nicht angemeldet oder das Token ist abgelaufen.
Sofortmassnahme: Öffnen Sie Power Automate → Daten → Verbindungen. Finden Sie den betreffenden Connector und klicken Sie auf «Neu verbinden» oder «Anmelden». Wenn möglich, nutzen Sie einen Service-Account für Produktionsflows, damit persönliche Kennwörter nicht zu Ausfällen führen.

Problem: Leere Felder in der Ausgabe #

Was passiert: Ein Feld im Ergebnis ist leer, weil Power Automate an dieser Stelle keine Daten erhalten hat. (z.B. ein Feld in der Excel-Tabelle).
Sofortmassnahme: Prüfen Sie zuerst in der Quelldatei, ob das Feld in der betreffenden Zeile vorhanden und ausgefüllt ist. Korrigieren Sie bei Bedarf die Spaltenüberschrift oder das Feld-Mapping im Flow und legen Sie für leere Werte kurzfristig einen Ersatzwert (z.B. «unbekannt») über eine Condition oder einen coalesce-Ausdruck fest.

Timeouts bei grossen Datenmengen #

Was passiert: Bei grosser Datenmenge bricht ein Schritt ab oder läuft zu lange.
Sofortmassnahme: Verarbeiten Sie Daten in Batches (z.B. 100 Zeilen pro Durchlauf). Eine andere Möglichkeit ist es, den Flow zu planen («geplante Flows») und ausserhalb von Spitzenzeiten laufen lassen.

Berechtigungsfehler beim Speichern #

Was passiert: Der Flow versucht, eine Datei in SharePoint zu speichern, hat aber keine Schreibrechte.
Sofortmassnahme: Prüfen Sie die Berechtigungen des Kontos, mit dem der Workflow läuft. In vielen Fällen ist das Konto des Flow-Erstellers eingebunden. Besser ist ein dediziertes Service-Konto mit klaren Rechten im Zielordner.

Unklare Fehlermeldungen #

Was passiert: Die Fehlermeldung ist allgemein gehalten und hilft nicht weiter.
Sofortmassnahme: Klicken Sie in der Run-History auf den fehlerhaften Schritt und lesen Sie die Input/Output-Details. Oft steht dort die konkrete Ursache (z.B. fehlender Parameter, ungültiges Format). Machen Sie einen kleinen Test mit einem einzigen Datensatz, um die Ursache schneller einzukreisen.

Flows stoppen nach Passwortwechsel #

Was passiert: Ein persönliches Konto hat das Passwort geändert. Damit können Flows die Verbindung verlieren.
Sofortmassnahme: Verwenden Sie nach Möglichkeit Service-Accounts für produktive Flows oder dokumentieren Sie, wer Zugriff hat, damit Credentials bei Bedarf schnell erneuert werden können.

Fazit  #

Microsoft Power Automate bietet einen schnellen Weg, Routineaufgaben und wiederholende Abläufe zu automatisieren und so die Produktivität im Modern Workplace zu erhöhen. Starten Sie mit einer klaren Fragestellung, nutzen Sie Vorlagen von Microsoft Learn oder der Power Automate-Startseite, testen Sie Schritt für Schritt und erweitern Sie Ihre Flows schrittweise. So lassen sich Geschäftsprozesse effizienter gestalten. Von einfachen Benachrichtigungen bis zu komplexen, cloudbasierten Automatisierungen.