Bereit für den digitalen Arbeitsplatz? 6 Fragen für modernes Arbeiten

Ob Ihr Unternehmen wirklich bereit für den digitalen Arbeitsplatz ist, zeigt sich genau an solchen Punkten. Diese sechs Fragen helfen Ihnen einzuschätzen, wo Sie bereits gut aufgestellt sind und wo noch Potenzial besteht.

1. Nutzen Ihre Mitarbeitenden digitale Tools wirklich effizient? #

Ein modernes System bringt wenig, wenn nur ein kleiner Teil seiner Möglichkeiten genutzt wird. Mitarbeitende sollten deshalb nicht nur wissen, welche Anwendungen vorhanden sind, sondern auch deren wichtigste Funktionen kennen.

Ein typisches Beispiel ist Microsoft 365. Neben E-Mail und klassischen Office-Anwendungen stehen zahlreiche Funktionen für Zusammenarbeit, Dokumentenverwaltung, Projektmanagement oder automatisierte Workflows zur Verfügung. Fehlt das nötige Wissen, entstehen schnell umständliche Prozesse und Doppelspurigkeiten.

Entscheidend ist deshalb ein gemeinsames Verständnis darüber, welche Tools für welche Aufgaben genutzt werden und welche Anwendung zu welchem Prozess gehört. Gleichzeitig lohnt es sich zu prüfen, ob bestehende Arbeitsweisen tatsächlich verbessert oder lediglich digital weitergeführt wurden.

Gezielte Schulung und leicht erreichbare Supportsysteme helfen dabei, vorhandene Softwarelösungen produktiv einzusetzen. Davon profitieren nicht nur die Produktivität, sondern häufig auch Mitarbeitermotivation und Mitarbeiterzufriedenheit.

2. Gibt es klare Regeln für die Zusammenarbeit? #

Digitale Zusammenarbeit funktioniert am besten, wenn alle Beteiligten wissen, wie sie organisiert ist. Ohne gemeinsame Regeln werden Informationen beispielsweise gleichzeitig per E-Mail, Chat und verschiedenen Plattformen verteilt. Das macht die Suche unnötig schwierig.

Unternehmen sollten deshalb festlegen, wo Dokumente abgelegt werden, wann welches Kommunikationsmittel genutzt wird und wie Mitarbeitende Dateien gemeinsam bearbeiten.

Gerade im Homeoffice und bei hybriden Arbeitsmodellen braucht es klare Regeln für die Kommunikation und Zusammenarbeit. Mitarbeitende befinden sich nicht mehr jederzeit gemeinsam im physischen Büro. Eine gut organisierte digitale Arbeitsumgebung ermöglicht es trotzdem, standortunabhängig und in Echtzeit zusammenzuarbeiten.

Auch eine offene Kommunikation innerhalb der Unternehmenskultur spielt dabei eine wichtige Rolle. Digitale Anwendungen können Zusammenarbeit erleichtern, die grundlegenden Regeln und Erwartungen müssen jedoch vom Unternehmen definiert werden.

3. Sind Informationen einfach auffindbar? #

Wo liegt die aktuelle Version eines Dokuments? Wer kennt den Ablauf eines bestimmten Prozesses? Und wo wurde eine wichtige Entscheidung festgehalten?

Wenn solche Fragen häufig auftreten, fehlt möglicherweise eine klare Struktur für Wissen und Unternehmensdaten. Ein gut organisierter Digital Workplace sorgt dafür, dass Informationen zentral verfügbar sind und wichtiges Wissen nicht nur bei einzelnen Personen liegt.

Eine zentrale Wissensablage, verständliche Ordner- und Berechtigungsstrukturen sowie eine klare Dokumentenverwaltung erleichtern den Arbeitsalltag erheblich. Anwendungen und Daten sollten dabei möglichst nahtlos miteinander verbunden sein.

Das Ziel ist nicht, möglichst grosse Datenmengen zu sammeln. Mitarbeitende sollen vielmehr genau die Informationen finden, die sie für ihre Arbeit benötigen. Dadurch entsteht ein übersichtlicheres Arbeitsumfeld und Abhängigkeiten von einzelnen Mitarbeitenden werden reduziert.

4. Werden wiederkehrende Aufgaben automatisiert? #

Viele kleine manuelle Arbeitsschritte kosten täglich mehr Zeit, als auf den ersten Blick sichtbar ist. Daten werden beispielsweise von einem System in ein anderes übertragen, Freigaben einzeln per E-Mail eingeholt oder wiederkehrende Informationen immer wieder manuell erfasst.

Hier lohnt es sich, bestehende Arbeitsprozesse genauer anzuschauen. Moderne Geschäftsanwendungen können wiederkehrende Aufgaben teilweise automatisieren und Informationen zwischen verschiedenen Systemen austauschen.

Solche Workflows reduzieren den administrativen Aufwand und schaffen mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Standardisierte Abläufe können zudem Fehler vermeiden und machen Prozesse leichter skalierbar, wenn das Unternehmen wächst.

Für einen modernen digitalen Arbeitsplatz ist deshalb nicht nur die Auswahl der richtigen Technologie entscheidend. Ebenso wichtig ist die Frage, wie Prozesse durch eine sinnvolle Implementierung effizienter gestaltet und langfristig verwaltet werden können.

5. Sind Mitarbeitende bereit für neue Technologien wie KI? #

Die künstliche Intelligenz verändert zunehmend, wie Informationen gesucht, Inhalte erstellt oder Daten ausgewertet werden. Damit Mitarbeitende diese Möglichkeiten sinnvoll nutzen können, benötigen sie jedoch ein solides digitales Grundverständnis.

Dazu gehört beispielsweise zu wissen, welche Informationen in eine Anwendung eingegeben werden dürfen und wie mit sensiblen Unternehmensdaten umzugehen ist. Das ist nicht nur beim Einsatz von KI relevant. Durch die zunehmende Nutzung digitaler Technologien steigt auch die Bedeutung von Datenschutz und Schutz vor Cyberbedrohungen.

Neue Technologien einzuführen ist deshalb nicht nur eine Aufgabe der IT. Mitarbeitende müssen verstehen, welchen Nutzen neue Lösungen bieten und wie sie diese sicher einsetzen können.

Mitarbeitende sind eher bereit, neue Anwendungen zu nutzen, wenn sie deren Nutzen verstehen und wissen, wie sie in ihren Arbeitsalltag passen. In unserem Copilot Workshop zeigen wir praxisnah, wie Microsoft Copilot sinnvoll und sicher im Arbeitsalltag eingesetzt werden kann. Technologie soll Mitarbeitende unterstützen und nicht zusätzliche Komplexität schaffen.

6. Wird kontinuierlich dazugelernt? #

Der digitale Arbeitsplatz ist kein Projekt mit einem festen Enddatum. Technologien, Anforderungen und Möglichkeiten verändern sich laufend. Was heute gut funktioniert, kann in einigen Jahren bereits überholt sein.

Unternehmen sollten die digitale Transformation deshalb als kontinuierlichen Prozess verstehen. Regelmässige Weiterbildung hilft Mitarbeitenden, bestehende Anwendungen besser zu nutzen und neue Möglichkeiten frühzeitig zu entdecken.

Gleichzeitig lohnt es sich, bestehende Arbeitsprozesse regelmässig zu überprüfen und an neue Anforderungen anzupassen. Oft bieten neue Funktionen einfachere Möglichkeiten, Abläufe effizienter zu gestalten und Mitarbeitende im Alltag besser zu unterstützen.

Dabei muss nicht jede technologische Neuerung sofort übernommen werden. Entscheidend sind Lösungen, die einen echten Mehrwert für das eigene Unternehmen schaffen, mehr Flexibilität ermöglichen und die Zusammenarbeit sowie Produktivität verbessern.

Fazit #

KMU, die diese sechs Fragen regelmässig überprüfen, schaffen eine gute Grundlage für modernes Arbeiten. So kann sich der digitale Arbeitsplatz mit dem Unternehmen weiterentwickeln und Mitarbeitende im Alltag gezielt unterstützen, ohne unnötig komplizierte Prozesse zu schaffen.

Ein digitaler Arbeitsplatz ist dann erfolgreich, wenn er die Arbeit tatsächlich einfacher macht. Oft braucht es dafür keine grossen Veränderungen. Schon gezielte Verbesserungen können Prozesse vereinfachen, Wissen besser zugänglich machen und die Zusammenarbeit erleichtern.